UNVPortal Quality: kanıtı oluştuğu anda toplar

Kalite yönetim sistemi, bir kurumun süreçlerini, komisyon kararlarını, iyileştirme eylemlerini ve bunların kanıtlarını akreditasyon ölçütlerine bağlı olarak kayıt altına alan yazılımdır. PUKÖ döngüsü (planla, uygula, kontrol et, önlem al), her iyileştirme eyleminin sonucu ölçülmeden kapanmamasını sağlayan dört aşamalı çevrimdir. UNVPortal Quality, yükseköğretim kurumlarının iç değerlendirme ve akreditasyon çalışmaları için yazılmış bu türden bir kalite yönetim sistemidir.

• Her personel: kendisine düşen görevi görür, süresi içinde yapar ve kanıtını yükler. Kalite çalışması birkaç kişinin dönem sonunda topladığı belge olmaktan çıkar, işin yapıldığı anda kaydedilen bir iz olur.
• Akademik personel: ders, program ve öğrenci çıktılarına bağlı görevler; ders izlencesi, ölçme değerlendirme kanıtı, iyileştirme notu.
• İdari personel: süreç adımları, hizmet standartları, memnuniyet ve destek süreçlerine ait kayıt ve kanıtlar.
• Birim kalite temsilcisi: biriminin görev durumunu izler, eksik kalan kanıtı görür, birim iç değerlendirme raporunu toplar.
• Komisyon üyesi: toplantı gündemi, karar kaydı ve karardan doğan eylemlerin takibi.
• Kalite koordinatörlüğü: ölçüt takibi, kanıt sağlığı, birim raporlarının kurum raporunda toplanması.
• Üst yönetim: açık eylemler, gecikmiş maddeler ve dönemler arası gösterge değişimi.

Görev atanmamış personel sisteme boş bir ekranla karşılaşmaz: kendi birimine düşen açık maddeleri ve kendisinden beklenen kanıtları görür.

Görev ve kanıt

Ölçütten doğan iş, sorumlu personele görev olarak düşer. Kişi kendi ekranında ne yapması gerektiğini, süresini ve hangi kanıtın beklendiğini görür; işi yaptığında kanıtı oraya yükler. Kanıt yüklenmemiş görev kapanmaz ve birim raporunda eksik görünür.

Kurumun tamamı aynı ekranı kullandığı için kalite verisi tek bir birimin dönem sonu çabasına bağlı kalmaz: iş yapıldığı anda kaydedilir. Kimin hangi görevi ne zaman tamamladığı denetim kaydında durur.

Süreç yönetimi

Kurumun süreçleri sahibi, girdisi ve çıktısıyla tanımlanır ve sürümlenir; akış tarayıcıdaki tuvalde çizilir. Süreç kataloğu kimin hangi süreçten sorumlu olduğunu ve süreçler arası bağımlılıkları gösterir. İşleyen süreçler örnek olarak izlenir.

Performans panosunda hedef karşılama oranı, gözlem sayısı ve veri kalitesi ayrı sütunlarda durur: ölçümün kendisinde bir sorun varsa bu, performans düşüşü gibi okunmaz. Gözden geçirme tarihi gelen süreçler kuyruğa düşer ve kampanya olarak toplu yürütülür — bir sürecin gözden geçirme tarihinin sessizce geçmesi mümkün olmaz.

Komisyon yönetimi

Komisyonlar üyeleri, görev tanımı ve toplantı takvimiyle kurulur; bir kişinin hangi komisyonlarda yer aldığı tek ekranda görünür.

Toplantı, karar ve eylem

Toplantı gündemi hazırlanır, karar tutanağa yazılır ve karardan doğan eylem sorumlusuyla, hedef tarihiyle birlikte açılır. Süresi geçen eylemler ayrı listede toplanır. Bir sonraki toplantının gündemi önceki toplantının açık eylemleriyle başlar.

Kanıt yönetimi

Kanıt, ölçüte bağlı bir kayıttır. Belge yüklenebilir ya da sistemde zaten duran bir kayda bağlantı verilir: komisyon kararı, cihaz kullanım raporu, program çıktısı ölçüm sonucu. Aynı belgenin farklı klasörlerde çoğalması böylece durur.

PUKÖ döngüsü

Her eylem planla, uygula, kontrol et ve önlem al aşamalarından geçer. Kontrol aşamasında ölçüm sonucu girilmemiş eylem kapanmaz; dönem raporunda açık görünür. İyileştirmenin işe yarayıp yaramadığı böylece kayıt altına alınır.

İç değerlendirme raporları

Rapor şablonu ölçüt başlıklarıyla kurulur. Her başlığa bağlı kanıtlar ve göstergeler sistemden gelir, metin alanları birim tarafından doldurulur. Birim raporları kurum raporunda toplanır; hangi birimin hangi başlığı boş bıraktığı listelenir.

Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet (DÖF)

Denetimden, şikâyetten ya da bir göstergenin hedefi kaçırmasından doğan uygunsuzluk kayda girer: kaynağı, ciddiyeti, sınıfı ve sorumlusuyla. Kök neden analizi bir yöntemle yürütülür; düzeltici ve önleyici faaliyetler buna bağlanır. Kapanış bir kapıdan geçer: etkinliği doğrulanmamış DÖF kapanmaz.

Geciken ve son tarihi yaklaşan DÖF'ler kalan gün sayısıyla ayrı panoda toplanır. Tekrar analizi, aynı uygunsuzluğun hangi süreçte kaçıncı kez çıktığını gösterir — tekrar eden bir uygunsuzluk, kapatılmış sayılan bir düzeltmenin işe yaramadığının kanıtıdır.

Risk ve fırsat

Riskler kurumun kendi matrisinde değerlendirilir ve ısı haritasında görülür; fırsatlar ayrı listede tutulur. Risk de kapanırken bir kapıdan geçer.

İç denetim

Denetim planı, kontrol listesi şablonu ve denetçi ataması sistemde kurulur. Saha çalışmasında not düşülür, uygunsuzluk bulguya çevrilir, kanıt iliştirilir; bulgudan doğan DÖF aynı zincirde açılır. Dış değerlendiriciye verilecek paket plandan tek seferde derlenir.

Yönetimin gözden geçirmesi

Toplantı gündemi şablondan kurulur ve girdileri sistemden gelir: göstergeler, açık DÖF'ler, denetim bulguları, riskler. Çıkan kararlar eylem olarak açılır ve diğer eylemlerle aynı takibe girer.

Gösterge izleme

Göstergeler hedefi, birimi ve dönemiyle tanımlanır; trend dönemler arasında görülür. PUKÖ kapanış kontrolü, iyileştirmenin ardından göstergenin gerçekten kıpırdayıp kıpırdamadığına bakar.

Yükümlülük envanteri

Kurumu bağlayan mevzuat maddeleri yükümlülük olarak kaydedilir: sahibi, değerlendirme takvimi ve beklenen kanıtla. Matris hangi yükümlülüğün hangi süreç ve ölçütle eşleştiğini gösterir; hazır olma göstergesi hangi yükümlülüğün kanıtsız kaldığını söyler.

Mevzuat değişikliği ve etki analizi

İzlenen kaynakta bir değişiklik olduğunda kayıt açılır ve ilgili maddelerle eşleştirilir. Kabul edilmeden önce etki önizlemesi alınır: bu değişiklik hangi yükümlülükleri, süreçleri ve ölçütleri etkiliyor. Kabulle birlikte etki kayıtları üretilir ve sorumlulara bildirim gider.

Kabul ayrı bir yetkidir ve yalnız yetki sahibi olmak yetmez: kabul eden kişi, değişikliği sisteme girenden farklı olmak ve etkilenen kayıtların sahibi olmak zorundadır. Bir kişinin kendi girdiği değişikliği tek başına kabul etmesi mümkün değildir.

Standart sürümleri ve ölçüt eşlemesi

Bir standardın iki sürümü karşılaştırılır ve değişen maddeler çıkarılır; madde soy ağacı bir maddenin önceki sürümdeki karşılığını zincirle gösterir. İki ölçüt seti arasında eşleme kurulur, boşluk analizi hangi ölçütün karşılıksız kaldığını listeler — bir akreditasyondan diğerine geçerken hangi kanıtın yeniden kullanılabileceği böyle görülür.

Karşılaştırma çıktısı hiçbir yükümlülüğü kendiliğinden değiştirmez: makine önerir, insan yayımlar.

Tutanaktan veri çıkarma

Taranmış toplantı tutanağı yüklendiğinde kararlar, katılımcılar ve eylemler alan alan çıkarılır; her alanın güven düzeyi ve belgedeki sayfa konumu gösterilir. Güven düşükse eşleşmeyi insan seçer. Çıkarımı başlatmak, görmek ve içe aktarmak ayrı yetkilerdir; çıkarım hiçbir şeyi kesinleştirmez — toplantıyı kapatmak ya da kararı resmîleştirmek başka bir yetkinin işidir.

Rapor üretimi

Rapor, kanıt kayıtlarından deterministik olarak üretilir: aynı veriden her seferinde aynı çıktı çıkar. Her iddia bir ölçüt maddesine ve en az bir kanıta bağlanır; kanıtı olmayan iddia desteksiz işaretlenir ve rapor doğrulamadan geçmez. "Henüz ölçülmedi" ile "ölçüldü, karşılanmadı" ayrı durumlardır ve ikincisi gizlenmez.

Yapay zeka rapor metni yazabilir, ama raporun gerçeklerini o üretmez: deterministik motorun çıkardığı bulguları cümleye çevirir ve taslak iddia olarak ekler. Metnin kökeni görüntülenebilir, insan onayı olmadan yayımlanamaz, kanıtsız iddia zaten onaydan geçmez.

Veri odası

Dış değerlendiriciye kurumun sisteminde hesap açılmaz. Davet bağlantısı, e-postasına gönderilen tek kullanımlık kod ve süreli bir oturumla yalnız kendisine açılan bölüm ve belgeleri görür; her görüntüleme ve her indirme kayda geçer. Soru sorar — kurum cevabı onayladığında yayımlanır; ek kanıt talep eder; ziyaret takvimini görür. Süre dolduğunda ya da erişim iptal edildiğinde oturum anında kapanır.

Kalite çalışmasının bir kısmı masa başında olmaz. Mobil uygulamada denetçi sahada not düşer, uygunsuzluğu bulguya çevirir ve kanıtı o anda iliştirir; belgeyi telefon kamerasıyla tarayıp yükler. Görev, kanıt, toplantı ve karar takibi de telefonda görülür.

Bağlantı yoksa kayıt cihazda kuyruğa girer ve ağ gelince gönderilir. Uygulama gönderilmiş kayıtla sırada bekleyeni ayrı gösterir: ikisini aynı işaretle göstermek, denetçiye yapmadığı bir şeyi yaptı sandırırdı. Sunucudaki kayıt arada değiştiyse çakışma kullanıcıya sorulur, sessizce üzerine yazılmaz.

Yetki ve kimlik

Yetkiler bir yetki kataloğu üzerinden verilir. Kurum kendi kimlik sağlayıcısıyla (SSO) bağlanır; kullanıcı eşlemesi ve rol kuralları tanımlanır, federasyon oturumları ve kimlik denetim olayları görülür.

Yetkinlik ve vekâlet

Bir göreve yetkinlik şartı konulabilir: şartı karşılamayan kişi o işi alamaz ve bu engel kayda geçer. Yetkinlik belgelerinin süresi dolmadan önce uyarı çıkar. İzin ya da görevlendirme halinde yetki süreli olarak vekile devredilir; olağandışı erişim ayrı kayda geçer ve sonradan incelenir.

Bağlayıcılar

Kurumdaki diğer sistemlerden veri almak için SFTP dosya aktarımı ve salt okunur veritabanı görünümü bağlanır; eşleme kod yazmadan kurulur. Bağlantıların sağlığı, hataları ve işlenemeyen kayıtları ayrı ekranda izlenir.

Quality tek başına kurulabilir. Labs ile birlikte kurulduğunda cihaz kullanım raporları kanıt olarak doğrudan bağlanır. Exams ile birlikte kurulduğunda program çıktısı ölçüm sonuçları rapor göstergesi olarak sistemden gelir, elle hesaplanmaz.

Tarayıcı üzerinden çalışır. Yetkiler birim ve komisyon bazında verilir; birim temsilcisi yalnız kendi biriminin kayıtlarını, kalite koordinatörlüğü tamamını görür. Kurum bulut kurulumunu ya da kendi sunucusunu tercih edebilir.

Not: Bu bir kalite yönetimi yazılımıdır. Herhangi bir kurum ya da kuruluş adına akreditasyon, denetim veya belgelendirme yetkisi taşımaz; kurumun kendi süreçlerini yürütmesine ve raporlamasına destek olur.

Kurulum ve lisanslama

Kurumunuzun adı, birim sayısı ve rapor takvimi bilgisiyle tarafımıza ulaşmanız yeterlidir; talebiniz canlı sunum için takvim önerisiyle yanıtlanır.

In English

Read this page in English · UNVPortal Quality is a quality management system for higher education institutions. It defines processes and committees, records meetings, decisions and the actions arising from them, and keeps evidence as records linked to criteria rather than as files scattered across folders. Every action passes through a plan, do, check and act cycle and cannot close until a measurement is entered. Unit and institutional self-assessment reports are assembled from that same data, deterministically: a claim without evidence is marked unsupported and the report cannot pass validation. Nonconformities and corrective actions, risk, regulatory obligations and change impact analysis, internal audit, management review and indicator tracking are part of the same system, as is a data room that gives an external assessor time-limited, audited access without an account on the institution's system. Previously referred to as QualityOS. For pricing or a live demo, write to contact@erimworks.com.